Wat is een vertrouwenspersoon?

Wat is een vertrouwenspersoon? De basisfunctie

Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een luisterend oor en ondersteuning wanneer ze te maken krijgen met ongewenste situaties, integriteitsvraagstukken of andere werkgerelateerde problemen. Ze fungeren als een tussenpersoon tussen de medewerker en het hoger management, en faciliteren constructieve benaderingen van conflicten.

Rollen en plichten van een vertrouwenspersoon

Luisteren zonder oordeel: Ze zorgen voor een veilige haven waar werknemers hun zorgen en problemen kunnen delen zonder angst voor represailles.

Advies geven: Ze bieden inzicht, suggesties en advies over potentiële stappen, zonder directe actie te ondernemen zonder toestemming.

Sturen: Dankzij hun objectieve blik kan een vertrouwenspersoon de melder begeleiden naar een passende oplossing door alle mogelijke scenario’s te overwegen.

Doorverwijzen: Met hun netwerk kunnen ze medewerkers doorverwijzen naar specialisten of instanties voor verdere hulp.

Wat is een vertrouwenspersoon? Omgaan met ongewenst gedrag en integriteitsproblemen

Tegenwoordig streven veel bedrijven naar een open, inclusieve en heldere bedrijfscultuur. Toch zijn geen organisaties volledig beschermd tegen ongewenst gedrag of integriteitskwesties. Hier speelt de vertrouwenspersoon een vitale rol. Laten we enkele van de uitdagingen onder de loep nemen waarbij hun hulp essentieel kan zijn:

Pesten: Pestgedrag varieert van minder opvallende acties zoals het rondgaan van geruchten, tot directe, hardere acties zoals verbale aanvallen. Het is cruciaal dat medewerkers zich ergens veilig voelen om hun ervaringen met pesten te delen en oplossingen te zoeken om dit te beëindigen.

(Seksuele) intimidatie: Intimidatie op het werk kent verschillende gezichten, van ongepaste uitspraken tot ongewenste toenaderingen en zelfs fysiek contact. Seksuele intimidatie tast iemands persoonlijke rechten ernstig aan en kan diepe emotionele littekens achterlaten bij de betrokkene.

Discriminatie: Of het nu betrekking heeft op leeftijd, geslacht, etnische achtergrond, geloofsovertuiging of seksuele oriëntatie, discriminatie hoort niet thuis op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon staat klaar om medewerkers te ondersteunen die discriminatie ervaren en geeft advies over de beste manier om deze uitdagingen aan te gaan.

Conflicten en geschillen: Hoewel meningsverschillen normaal zijn, kunnen ze, indien geëscaleerd, een toxische werkomgeving creëren. Een vertrouwenspersoon biedt bemiddeling, verschaft raad en zoekt samen naar een oplossing die in het belang is van alle betrokkenen.

Onregelmatigheden in de organisatie: Of het nu onverantwoord financieel beheer betreft, twijfelachtige zakelijke ethiek of andere zaken die het vertrouwen in de organisatie ondermijnen. Het is essentieel dat medewerkers zich uit kunnen spreken zonder angst voor repercussies. Een vertrouwenspersoon voorziet in een discrete manier voor medewerkers om dergelijke kwesties aan de kaak te stellen en adviseert over vervolgstappen.

In al deze situaties biedt de vertrouwenspersoon een veilige, vertrouwelijke omgeving voor werknemers. Door proactieve aanpak van deze kwesties kunnen bedrijven een positieve werkomgeving garanderen. De vertrouwenspersoon stuurt op intern oplossen.

Wat is het belang van de functie van een vertrouwenspersoon?

In de hedendaagse hectische werkwereld is een vertrouwenspersoon essentieel om een veilige plek te creëren voor medewerkers om hun zorgen te delen. Enkele redenen waarom hun rol zo cruciaal is, zijn:

Verlagen van het (ziekte)verzuim: Een niet te onderschatten aspect van de rol van een vertrouwenspersoon is het potentieel om het (ziekte)verzuim binnen een organisatie te verminderen. (Ziekte)verzuim kan niet alleen het gevolg zijn van fysieke klachten, maar ook van mentale en emotionele stress, veroorzaakt door problemen op de werkplek.

Bevorderen van een open cultuur: In organisaties waar openheid en transparantie worden gestimuleerd, zullen medewerkers zich comfortabeler voelen om hun zorgen te delen. Een vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en dat hun problemen vertrouwelijk worden behandeld. Dit bevordert een sfeer van vertrouwen en respect binnen de organisatie.

Verminderen van het risico op escalaties: Onopgeloste problemen of misverstanden kunnen leiden tot ernstige conflicten binnen een team of afdeling. Een vertrouwenspersoon kan fungeren als een neutrale bemiddelaar die helpt bij het identificeren en aanpakken van potentiële problemen voordat ze escaleren. Hierdoor kunnen kostbare juridische geschillen of arbeidsconflicten worden voorkomen.

Behoud van waardevolle medewerkers: Medewerkers zijn een van de meest waardevolle assets van een organisatie. Wanneer zij zich ongelukkig of niet gewaardeerd voelen, kan dit leiden tot verminderde productiviteit, afname van betrokkenheid en uiteindelijk tot vertrek. Door een vertrouwenspersoon aan te stellen die medewerkers ondersteunt in moeilijke tijden, toont een organisatie dat ze het welzijn van haar medewerkers serieus neemt. Dit kan het personeelsverloop verminderen en zorgt voor een meer gemotiveerd en toegewijd team.

Verhogen van de algehele tevredenheid en productiviteit: Een medewerker die zich ondersteund en gewaardeerd voelt, is over het algemeen gelukkiger en productiever. Door een veilige uitlaatklep te bieden voor zorgen en problemen, kan de vertrouwenspersoon bijdragen aan het welzijn en de mentale gezondheid van medewerkers. Dit heeft op de lange termijn een positief effect op de productiviteit en efficiëntie van de organisatie.

Kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon

Afhankelijk van wat een organisatie nodig heeft, kan een vertrouwenspersoon van binnen of buiten het bedrijf komen. Beide hebben hun unieke voordelen.

Training en certificering

Een effectieve vertrouwenspersoon heeft de juiste training en certificering nodig. Dit zorgt ervoor dat ze alle tools hebben om elke situatie adequaat te behandelen.

Conclusie

De vraag: “Wat is een vertrouwenspersoon” is beantwoord. Mocht je interesse hebben in een vertrouwenspersoon voor jouw organisatie kun je hier contact opnemen. Het instellen van een vertrouwenspersoon toont niet alleen de betrokkenheid van de werkgever, maar is ook een stap naar een positieve en productieve werkomgeving. Zo’n persoon draagt bij aan een collaboratieve en open bedrijfscultuur. Leer hier meer over het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon.