Protocol vertrouwenspersoon

In het kader van het waarborgen van een veilige en ondersteunende werkomgeving, speelt het protocol vertrouwenspersoon een cruciale rol binnen organisaties. Dit document schetst niet alleen de richtlijnen en procedures voor de vertrouwenspersoon, maar zorgt ook voor duidelijkheid en bescherming voor alle betrokkenen. VertrouwensUnie ondersteunt organisaties door externe vertrouwenspersonen te leveren in abonnementsvorm. Hierbij zorgen we voor een waterdicht protocol vertrouwenspersoon.

Doel protocol vertrouwenspersoon

Het protocol vertrouwenspersoon is een fundamenteel document dat de fundamenten legt voor een integere, veilige en ondersteunende werkomgeving. De doelstelling van dit protocol is veelomvattend en richt zich op het creëren van een transparante, toegankelijke en effectieve benadering van het omgaan met meldingen en zorgen van medewerkers. Hieronder worden de kernpunten van de doelstelling van het protocol vertrouwenspersoon verder uitgewerkt.

Creëren van een veilig meldingsklimaat

Het protocol heeft als primaire doel het vestigen van een veilig klimaat waarin medewerkers zich gesteund en vertrouwd voelen om incidenten van ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, ,seksuele intimidatie, of integriteitsproblemen te melden.

Duidelijkheid over de rol van de vertrouwenspersoon

Het protocol specificeert de rol van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Dit omvat het bieden van een luisterend oor, het geven van advies, het ondersteunen bij het doen van een formele klacht en het doorverwijzen naar de juiste instanties of hulpbronnen indien nodig.

Verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon

Het document stelt duidelijke verantwoordelijkheden vast voor de vertrouwenspersoon, waaronder het waarborgen van vertrouwelijkheid, het op een respectvolle en onpartijdige wijze omgaan met de melder en de melding, en het bijdragen aan een preventief beleid binnen de organisatie.

Procedurele transparantie

Het protocol vertrouwenspersoon biedt duidelijke richtlijnen over de procedures die gevolgd moeten worden bij het melden van incidenten. Dit omvat stapsgewijze instructies over hoe medewerkers contact kunnen opnemen met de vertrouwenspersoon, hoe meldingen worden geregistreerd en hoe de opvolging van meldingen plaatsvindt.

Preventie en bewustwording

Het protocol vertrouwenspersoon heeft als doel het bevorderen van preventie en bewustwording binnen de organisatie. Door trainingen en voorlichtingssessies worden medewerkers geïnformeerd over ongewenst gedrag, de impact ervan en de beschikbare ondersteuning door de vertrouwenspersoon.

Continuïteit en kwaliteitsborging

Het protocol vertrouwenspersoon streeft ernaar de continuïteit en kwaliteit van de rol van de vertrouwenspersoon te waarborgen. Dit houdt in dat de vertrouwenspersoon toegang heeft tot regelmatige training en supervisie, en dat het protocol periodiek wordt geëvalueerd en bijgewerkt om aan de actuele behoeften van de organisatie te voldoen.

Integratie dienst VertrouwensUnie in het protocol vertrouwenspersoon

Naast een interne vertrouwenspersoon kan er ook een externe vertrouwenspersoon aan de organisatie verbonden worden. VertrouwensUnie biedt deze dienst aan en onderscheidt zich door een helder en toegankelijk abonnement aan te bieden, waarbij de dienst van externe vertrouwenspersonen naadloos aansluit bij de missie van de organisatie om een veilige en vertrouwelijke omgeving te garanderen. De volgende onderdelen worden verweven in het protocol vertrouwenspersoon.

Persoonlijke meldingspagina

Medewerkers krijgen toegang tot een gepersonaliseerde meldingspagina, waardoor zij gemakkelijk en discreet contact kunnen opnemen met de vertrouwenspersoon. Dit bevordert de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon. De melding komt binnen in ons incident management systeem.

Incident management systeem

VertrouwensUnie maakt gebruik van een geavanceerd Incident Management Systeem, waardoor alle meldingen efficiënt en veilig worden behandeld. Dit systeem zorgt niet alleen voor een gestructureerde afhandeling van incidenten, maar garandeert ook volledige naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waardoor de privacy van alle betrokkenen beschermd wordt.

Transparante rapportage

VertrouwensUnie biedt een jaarverslag over de aard van de ingediende meldingen, waardoor er inzicht wordt verschaft in de thema’s en issues binnen de organisatie. Als er meerdere meldingen binnenkomen over hetzelfde onderwerp, wordt er ongevraagd advies uitgebracht aan de organisatie.